¿QUE ES HOJA DE CALCULO?

Una hoja de cálculo (o programa de hojas de cálculo) es un

software a través del cual se pueden usar datos numéricos y

 realizar cálculos automáticos de números que están en una

tabla. También es posible automatizar cálculos complejos al

utilizar una gran cantidad de parámetros y al crear tablas

 llamadas hojas de trabajo.

Además, las hojas de cálculo también pueden producir representaciones gráficas de los datos ingresados:

·         histogramas

·         curvas

·         cuadros de sectores

Por lo tanto, la hoja de cálculo es una herramienta multiuso que sirve tanto para actividades de oficina, que implican la organización de grandes cantidades de datos, como para niveles estratégicos y de toma de decisiones al crear representaciones gráficas de la información sintetizada.

Las hojas de cálculo principales

Las compañías de software han creado muchas hojas de cálculo. Las más importantes son:

·        Microsoft Excel: paquete de oficina Microsoft Office.

·       Sun: StarOffice Calc, paquete StarOffice

·         OpenCalc: paquete OpenOffice.

·                                   IBM/Lotus 1-2-3: paquete SmartSuite.    

Lotus 123:

Es un software de hoja de cálculo creado por Lotus Software que en la actualidad le pertenece a IBM.

Este software fue creado por estudiantes de de doctorado de la Harvard Business School, quienes vendieron el programa a la compañía Lotus.

El software fue comercializado el 26 de enero de 1983 y sustituyo al Visicalc que en ese entonces era una exaltación en ventas.

Poco después Lotus 1-2-3 migró hacia Windows en el cual permanece utilizable como parte del envoltorio de software Lotus SmartSuite.

·         Corel Quattro Pro: paquete WordPerfect.

·        KSpread: paquete KOffice, paquete gratuito de Linux.

Los ejemplos del siguiente artículo se basan en la hoja

 de cálculo de Microsoft Excel pero las otras hojas de

 cálculo contienen las mismas funcionalidades.

CONCEPTOS DE HOJA DE CALCULO

CONCEPTOS FUNDAMENTALES:

• HOJA DE CÁLCULO: es una herramienta que permite realizar cálculos u operaciones matemáticas, estadísticas financieras y de tabla de base de datos. También se pueden crear y extraer gráficos de las hojas de trabajo realizadas.
• RANGO: conjunto contiguo de celdas. Se identifica mediante la localización de la esquina superior izquierda y de la esquina inferior derecha y se expresa separando ambas localizaciones con dos puntos, ejemplo (A1:C5).
• CELDA: Intersección de una columna con una fila. Cada uno de los rectángulos que forman la hoja de cálculo.
• RECÁLCULO: volver a calcular todas las fórmulas en las que aparezca un factor cuando se modifica éste.
• FÓRMULAS: conjunto de operadores y operandos que realizan una determinada operación.
• NÚMEROS: valores con los que se va a operar.
• TEXTO: cadena de caracteres.
• FÓRMULA PREDEFINIDA: formulas que forman parte de la hoja de cálculo y que realizan los cálculos de una manera más rápida y sencilla.
• LIBRO DE TRABAJO: conjunto de hojas de cálculo, gráficos y macros que se guardan bajo un mismo nombre. Cada libro puede tener hasta 256 hojas.
• ASISTENTE DE GRÁFICOS: herramienta que ayuda en la elaboración de gráficos.

 TIPOS DE DATOS:


Generalmente se sigue un orden para introducir los datos: primero los rótulos, a continuación los números para el cálculo y por último las fórmulas que realicen dicho cálculo. Para introducir cualquier tipo de dato se hace lo siguiente; se selecciona la celda, se introduce el dato y se acepta pulsando intro o la marca verde de la barra de fórmulas.
Si el dato es texto se alinea a la izquierda de la celda y podremos cambiar la alineación de texto (seleccionamos la celda, vamos a formato, alineación de celdas, elegimos la alineación deseada y pulsamos aceptar). Si el texto es mas largo que la celda se seguirá escribiendo en ella aunque solo veamos el principio del texto.
Los números se alinean automáticamente a la derecha.
La formulas se introducen activando = en una casilla y a continuación introducimos la fórmula.
Tipos de datos:

• Texto o rótulos.
• Números.
• Fórmulas.
• Funciones.
• Fechas y horas.

Las funciones pueden considerarse como herramientas disponibles para la ejecución de operaciones de una forma abreviada.
En la barra de herramientas estándar aparece el botón de auto-suma ["] , equivalente a la función [=SUMA(:)] que permite sumar de forma automática el rango de las celdas situado por encima o ala izquierda de la celda activada.
La fechas y horas pueden ir en una misma celda archivadas simultáneamente siempre y cuando ambos formatos vayan separados por un espacio en blanco.

OPERACIONES CON RANGOS.

Para mover, copiar o borrar celdas es necesario activar previamente el rango. Hay dos maneras de efectuar operaciones:

• Mediante el menú edición: eligiendo las opciones cortar, pegar, copiar y eliminar. Para mover el rango se selecciona la opción cortar del menú edición, nos situamos en la celda donde queramos ponerlo y le damos a la opción pegar del menú edición.

Si queremos borrar un rango lo seleccionamos y escogemos eliminar del menú edición.

• Utilizando el ratón: para mover un rango, seleccionamos el rango que queramos mover, colocamos la flecha del ratón sobre el borde del rango seleccionado y pulsamos el botón izquierdo, sin soltarlo arrastramos hasta donde queramos situarlo.

Para copiar un rango en otra parte de la hoja seleccionamos el rango, pulsamos control y arrastramos el rango a donde queramos copiarlo. Para borrarlo lo seleccionaremos y pulsaremos la tecla <supr>, todos los datos se eliminarán.

TRANSPONER FILAS POR COLUMNAS O COLUMNAS POR FILAS.

Algunas veces puede ocurrir que hayas escrito la información en una fila y posteriormente te des cuenta de que deberías haberla colocado en una columna o viceversa. Excel permite transponer el contenido de las filas por columnas, por medio del comando “pegado especial”
Para transponer filas por columnas o viceversa no puedes usar la orden cortar, debes usar la orden copiar para habilitar el comando pegado especial.
Una vez realizada la transposición debes borrar la información de las celdas originales.
PASOS:

• Seleccionas las celdas que quieres transponer.
• Hacer clic en el botón copiar
• Seleccionamos la celda superior izquierda del área donde queremos pegar que debe estar fuera del área de copia.
• Le damos a edición y a pegado especial.
• Activamos la caja transponer.
• Hacemos clic en el botón aceptar.
• Para borrar el contenido de las celdas originales las seleccionamos y le damos a la tecla suprimir.

VARIACIONES DEL ASPECTO DE UNA HOJA DE CÁLCULO.

Después de crear una hoja de cálculo se pueden introducir una seria de cambios, de manera que ésta tenga un aspecto claro y legible.

• Insertar filas y columnas.
• Seleccionamos una fila o columna.
• Elegimos el menú insertar, la opción celdas, filas o columnas. Las filas y columnas se insertan automáticamente pero las celdas hay que escoger el modo en que se desean insertar. La nueva fila se insertará por encima de la seleccionada, y las columnas a la izquierda.

• Sombrear celdas o rangos.
• Se selecciona el rango o celda.
• Elegimos formato-celdas-tramas.
• Seleccionamos el tipo de sombreado.
• Pulsamos aceptar.

• Cambiar el tamaño de las celdas:

• Es hacer las columnas más anchas o las filas más altas, para ello se selecciona formato- columna o fila-las opciones alto o ancho. Si no se selecciona un rango afecta a todo, pero solo afecta a un rango si lo hemos seleccionado previamente.

OCULTAR O MOSTRAR COLUMNAS:

Para ocultar una columna:

• Activamos una celda de la columna
• Ejecutamos formato-columna-ocultar, o bien arrastramos el separados hacia la izquierda hasta llegar al filo de la columna anterior.

Para volver a mostrar la columna ocultada: seleccionamos la fila entera y ejecutamos formato-columna mostrar. Si después de ejecutar el comando mostrar no visualizamos la columna, arrastraremos su separador hacia la derecha.

FORMATO DE CELDAS.

Cuando se empieza a trabajar en una hoja de cálculo hay que tener en cuenta el formato de los números, el tipo de letra, el realzado, etc.. Se puede trabajar en formato estandar y luego hacer las transformaciones pertinentes.

• Formatos para texto: seleccionamos el menú formato-celda y numero de dentro del cuadro de diálogo. Analizamos las opciones: números simples, datos bancarios, porcentajes, horas, fechas... Escogemos el que necesitemos y pulsamos aceptar. Si ningún formato es apropiado podemos crear uno propio pulsando la opción personalizada.
• Formato de texto o tipos de letra: seleccionamos las celdas cuyo texto queremos cambiar elegimos formato-celda-fuente. Analizamos las opciones del cuadro, tipos y tamaños de letra y de realzado (cursiva, negrita...). Elegimos el que deseemos y pulsamos aceptar.

CORRECIÓN DE ERRORES DESPUÉS DE VALIDAR LA ENTRADA.

Si después de haber validado una entrada nos damos cuenta de que hay un error, no es necesario volver a escribir la información, se puede corregir el error se la siguiente forma:

• Hacemos clic en la celda que contiene el error para activarla.
• Hacemos clic en la barra de fórmulas en la posición que contiene el error.
• Corregimos el error.
• Una vez corregido el error validamos la entrada. Si tenemos que borrar caracteres pulsamos la tecla suprimir para borrar el carácter de la derecha del punto de inserción, y retroceso para borra el carácter de la izquierda del punto de inserción.

Si deseamos reemplazar el contenido de una celda por otro distinto haremos clic en la celda, escribimos el numero o valor, y validamos la entrada.

LIBRO DE TRABAJO.

Excel trabaja con un conjunto de hojas que junto con gráficos y macros forman el libro de trabajo. Con ellos se permite desarrollar tareas más avanzadas como trabajar con varias hojas al mismo tiempo o realizar gráficos estadísticos, imprimir todos los trabajos...
10. UTILIZACIÓN DE VARIAS HOJAS.
Todas las operaciones se hacen en una sola hoja de calculo pero se pueden hacer sobre varias simultáneamente. En la parte inferior de la pantalla tenemos una serie de etiquetas en las que pone Hoja1, Hoja2... hay que situar el ratón en la que quieras activar y hacer clic en ella.
Si vamos a utilizar varias hojas con las misma estructura pero con distintos datos, tendremos que copiar en todas las páginas la estructura que creemos en la primera página:

• Seleccionamos las celdas que queramos repetir en todas las hojas.
• Pulsamos edición-copiar.
• Activamos la hoja donde la vamos a copiar, seleccionamos el sitio donde la pegaremos.
• Seleccionamos edición-pegar, y aparecerá pegado en la otra hoja.

11. TIPOS DE GRÁFICOS.
Una vez creada la hoja y calculados los valores deseados, podemos representarlo gráficamente mediante un gráfico que nos ayude a visualizar los resultados.
Existen numerosos tipos de gráficos divididos en dos tipo:

• Estándar: columnas, barras, líneas, circular, dispersión, áreas, anillos, radial, superficie, burbujas, cotizaciones, cilíndrico, cónico y piramidal.
• Personalizados: áreas, 3D, barras, rústico, circular azul, columnas en gris, líneas y columnas, logaritmos, tubos, etc...

La manera de crear un gráfico es utilizar el asistente de gráficos que nos indicará encada momento la información que necesita para crearlo. Se pueden crear como parte de la hoja de cálculo o en una hoja independiente en el mismo libro de trabajo.
Los pasos son los siguiente:

selecciona los rangos que quieres representar (también texto de los ejes)

seleccionamos el asistente de gráficos.

escogemos el tipo de gráfico y pulsamos siguiente.

comprobamos que el rango es el seleccionado para la representación y pulsamos siguiente o cancelar.

aparece otro cuadro, introducimos el nombre del gráfico, de los ejes, la localización de la leyenda... pulsamos siguiente.

elegimos si queremos poner el gráfico en la misma hoja o en una hoja independiente, y pulsamos terminar.

FUNCIONES: Función IGUAL

IGUAL:


 Introduce en la celda A1 el texto “Funciones de Excel”. Si deseásemos conocer que posición ocupa dentro de este texto la letra “d” deberíamos escribir en la celda A2 la siguiente función =HALLAR("de";A1), la función nos devolvería el resultado 11.


EJEMPLO:


En la celda A1 tenemos el texto “Avión” y en la celda A2 “Avion”. En la celda A3 podríamos realizar la comparación con la función Igual de la siguiente manera. =IGUAL(A1;A2), como resultado el ordenador nos devolvería el valor Falso.

EXPLICACION FUNCION IGUAL

FUNCIONOES: SUMA

SUMA: Nos devuelve la suma entre sí de todos los valores que hay dentro de un rango.

SUMA(Rango)

Ejemplo de la funcion

Utilizando esta función nos ahorrariamos por ejemplo hacer la suma de los valores de una columna: A1+A2+A3+A4+A5+A6, ya que podríamos obtener el mismo resultado pero escribiendo la función =SUMA(A1:A6)

FUNCIONES: Función SI

SI:

La función SI nos permite realizar una pregunta lógica, la cual pueda tener dos posibles resultados Verdadero o Falso y actuar de una u otra forma según la respuesta obtenida.

SI(Pregunta lógica; Acción en caso verdadero; Acción en caso falso). Lo que escribamos dentro del segundo y tercer argumento serán las acciones que se realizarán en caso de que la respuesta a la pregunta lógica sea verdadera o sea falsa. Los dos primeros argumentos son los únicos obligatorios para esta función.

Para realizar la pregunta lógica podremos utilizar los siguientes operadores de comparación:
= para preguntar si dos valores son iguales,
> para saber si un valor es mayor que otro,
< para preguntar por menor,
>= con este podremos conocer si es mayor o igual,
<= preguntamos por menor o igual,
o si deseamos mirar sin son diferente utilizaremos <>

EJEMPLO:

Imagina que en la celda A1 escribimos la edad de una persona y en la celda A2 queremos que aparezca el texto "Mayor de edad" en el caso que la edad sea igual o superior a 18, mientras que nos interesará aparezca "Menor de edad" en caso que la edad sea menor de 18.

La función que deberíamos escribir sería =SI(A1>=18;"Mayor de edad";"Menor de edad") Observa que en el primer argumento preguntamos por mayor o igual que 18, si la respuesta a la pregunta es Verdadera se realizará el segundo argumento: "Mayor de edad", en cambio si la respuesta es falsa, realizamos el tercer argumento: "Menor de edad".

EXPLICACIÓN DE LA FUNCION SI

FUNCIONES : Función BUSCARV

BUSCARV:  Esta función nos permite buscar un valor en una primera columna de una matriz, una vez localizado nos muestra dentro de la misma fila el valor que contiene la columna que deseamos obtener.

BUSCARV(Valor que se desea buscar en la matriz; Matriz de datos donde buscar datos; Columna que se desea obtener dato; Ordenado)

Excel busca en la primera columna de la matriz, definida en el segundo argumento, de forma vertical el valor que ponemos en el primer argumento.

Normalmente esta búsqueda Excel la hace pensando que esta primera columna está ordenada. Si los valores no lo estuvieran tenemos que indicárselo para que pueda encontrar el dato. Si la tabla no está ordenada deberemos escribir Falso en el argumento que hemos llamado Ordenado.

EJEMPLO:

Vamos a crear una pequeña hoja en la que según el código de un artículo nos devuelva la descripción de este dependiendo de una lista. Para ello primero de todo necesitaremos una tabla de valores. Imaginemos que la introducimos a partir de la celda A5 donde escribiremos el primer código, por ejemplo X-1. En la celda B5 la descripción: Coches. En la celda A6 escribiremos X-2 y en la B6: Camiones... y así todos los valores que querramos.

Lo que desearemos es que el usuario de esta hoja introduzca un código en la celda A1 y automáticamente en la celda A2 aparezca la descripción que depende del código. Para ello solamente tendremos que escribir la función siguiente en la celda A2. =BUSCARV(A1;A5:B8;2;FALSO)

EXPLICACION DE LA FUNCION BURCARV

Explicaremos detenidamente los argumentos de esta función para terminar de entender el funcionamiento. En esta función buscamos el valor de la celda A1, dentro de la matriz A5:B8, recuerda que Excel busca primero por la primera columna. Como resultado nos mostrará lo que encuentre en la segunda columna de la fila del valor encontrado.

FUNCIONES : Función BUSCARH

BUSCARH: Esta función realiza lo mismo que la función BUSCARV(), pero con la diferencia que busca los valores en la primera fila de la matriz de forma horizontal y nos devuelve un valor que está dentro de la misma columna del valor encontrado.

BUSCARH (Valor que se desea buscar en la matriz; Matriz de datos donde buscar datos; Fila que se desea obtener dato; Ordenado)

Excel busca en la primera fila de la matriz, definida en el segundo argumento, de forma horizontal el valor que ponemos en el primer argumento.
Normalmente esta búsqueda Excel la hace pensando que está primera fila está ordenada. Si los valores no estuvieran, tenemos que indicárselo para que pueda encontrar los datos. Si la tabla no está ordenada deberemos escribir Falso en el argumento llamado Ordenado.